|
3.3. Planning en structuur van het kroongesprek: het afrondende gesprek |
|
Afrondend gesprek
In dit gesprek worden de voorlopige afspraken en doelen die naar voren zijn gekomen op een rij gezet en in onderlinge samenhang bekeken. Vervolgens hakt u knopen door en komt u tot precieze afspraken.
- U probeert door samenwerking een plan te maken waar u allebei achter kunt staan. Om werkbare afspraken te maken, hebt u elkaar nodig.
- Uw belangen kunnen verschillend zijn. Het gaat erom te zoeken naar oplossingen die voor beiden gunstig zijn. Stel daarom het gemeenschappelijk belang centraal, niet de verschillen.
- Goed samenwerken betekent zich houden aan bepaalde spelregels:
- Beiden proberen de relatie zo goed mogelijk te houden.
- Beiden zijn eropuit helder, opbouwend en eerlijk te argumenteren: leugens en misleiding zijn uit den boze. Beiden gaan uit van de goede trouw van de ander.
- Beiden willen daadwerkelijk overeenstemming bereiken.
- Beiden luisteren goed naar elkaar, laten elkaar uitpraten en reageren op vragen om uitleg of toelichting.
- De gesprekken leveren niet een winnaar en een verliezer op: beiden streven naar zo goed mogelijke oplossingen: een ‘win-win’ situatie.
Tips: Uitleggen wat u wilt en waarom
De ander moet niet alleen snappen wat u wilt, maar ook het waarom erachter.
- Kort en bondig verwoorden helpt daarbij. Ter voorbereiding stelt u zichzelf over elk doel vragen zoals: ‘‘Wat is daar belangrijk (plezierig) aan?’’ ‘‘Wat levert het me op?’’ ‘‘Waarom wil ik dat?’’. Desnoods herhaalt u die vragen een of meer keren, net zolang tot u het echte motief te pakken hebt.
- Door open en duidelijk te zijn over uw doelen en motieven wordt de kans groter dat ze tot uitdrukking komen in het Kroonplan.
Tips: Inzicht in wat de ander wil
Net zo belangrijk is om goed te begrijpen wat de ander wil en waarom. Zeker als u het niet eens bent. U kunt rechtstreeks vragen naar de motieven. Probeer deze goed te begrijpen in plaats van meteen te melden dat u daartoe niet bereid bent.
- Om nadere uitleg en verduidelijking te vragen: ‘Gewenst? Hoe bedoelt u dat?’ ‘En ?’
- De ander bij de les te houden: ‘Daar gaat het nu niet over, we hadden het over…’ ; ‘Nog even terug, u zei…’ ‘Wat draagt dit bij aan een win-win-oplossing?’
- Antwoorden anders verwoorden/samenvatten: ‘Dus u bedoelt dat?’ ‘Al met al zegt u’
- Antwoorden concreter laten maken of meer de diepte ingaan: ‘Kunt u daar (nog) een voorbeeld van geven’; ‘Hoe komt dat?’ ‘Waar hangt dat mee samen?’
- Nagaan of de antwoorden wel kloppen: ‘Net zei u … Nu zegt u … Hoe verhoudt zich dat tot elkaar’; ‘Is dat wel zo?’Als u zich allebei zo verdiept in uw eigen en elkaars doelen en motieven komen winwinoplossingen binnen bereik. Ook getuigt het van aandacht en belangstelling voor de ander. Dat versterkt het vertrouwen.
Tips: Gesprekshouding
Neem een positieve houding aan tegenover uw gesprekspartner. Dat straalt u uit in uw gedrag en het beïnvloedt ongemerkt ook de houding van de ander.
- Neem de ruimte om uw eigen doelen en motieven duidelijk te maken en ook om die van de ander duidelijk te krijgen, zonder u onder druk te laten zetten. Stem niet in met iets wat u te ver gaat. Blijf kalm uitleggen waarom iets voor u onmogelijk, onaanvaardbaar of moeilijk is.
- Kies uw woorden zorgvuldig en ga niet verwijten of beschuldigingen uiten die de ander alleen maar in het defensief dringen. Gebruik zo min mogelijk ‘grote’ woorden als ‘altijd’, ‘nooit’, ‘alleen maar’ en ‘uitsluitend’, waarmee u door de grote stelligheid elke nuance wegneemt.
- Reageer niet met boosheid. Wordt u toch kwaad, neem dan een time-out om te kalmeren.
Ga nu naar stap 4 Gesprek voeren en besluiten nemen
|
